O que é compliance?
Compliance é uma palavra em inglês que, em um contexto empresarial ou organizacional, refere-se ao cumprimento de leis, regulamentos, políticas internas e padrões éticos. O objetivo do compliance é garantir que uma empresa ou instituição esteja agindo em conformidade com todas as normas aplicáveis, evitando assim violações legais ou éticas que possam resultar em consequências adversas, como multas, processos judiciais, danos à reputação e perda de confiança por parte dos clientes e do público em geral.
O objetivo do compliance é construir uma cultura de integridade, transparência e responsabilidade dentro da organização, demonstrando compromisso com a ética e o respeito às leis e regulamentações em todos os níveis da empresa.
Nosso programa de compliance
Adotamos o conceito de “Compliance Global”, em que todas as atividades da empresa são verificadas para que sejam conduzidas em conformidade com as normas legais e infralegais estabelecidas.
Nesse sentido, desenvolvemos o PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL, que prevê uma cuidadosa verificação das operações das empresas, referentes às suas atividades-fim e às suas atividades-meio. Propomos os ajustes necessários para que as empresas trabalhem em conformidade com as normas. Ao final, poderão ser emitidos certificados de compliance para as empresas que promoverem todas as adequações necessárias.
Como se sabe, estar em compliance é estar aderente às regras, é agir em conformidade com as normas. É atender aos normativos dos órgãos reguladores e aos regulamentos internos.
A necessidade da implantação de compliance é ainda mais relevante nas organizações que possuem maior responsabilidade na observância das normas jurídicas específicas em seus atos. De fato, ultimamente a sociedade exige cada vez mais que as empresas atuem com integridade e acatamento às normas estabelecidas.
Atentos a essa megatendência e com o objetivo de atender plenamente aos nossos clientes, desenvolvemos o programa de integridade denominado “PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL”.
NÍVEIS DAS AÇÕES DE COMPLIANCE DAS EMPRESAS CLIENTES
- Prevenção: evitar que os problemas aconteçam
- Detecção: avaliar os processos para a identificação de desconformidades
- Resposta: corrigir as desconformidades e responsabilizar os culpados
Assim, por meio do PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL verificamos a existência e pertinência dos mecanismos preventivos. Esses mecanismos devem ser eficazes e eficientes, de forma a se evitar a ocorrência de falhas nas atividades das empresas, além de comportamentos indevidos de seus colaboradores e administradores. Ademais, esses mecanismos precisam ser revisados e atualizados frequentemente, de forma a se garantir a efetividade dos procedimentos.
Na verdade, os maiores esforços do programa são direcionados para as atividades preventivas, de forma a se evitar a ocorrência de impropriedades na empresa cliente.
As empresas devem contar com equipe especializada em apuração de denúncias e práticas indevidas dentro da organização. Caso a empresa não disponha dessa estrutura, poderá optar pela contratação de empresa especializada nessas atividades.
O nosso programa prevê a verificação da estrutura de resposta das empresas para o tratamento de incidentes ocorridos em suas operações. Em caso de falhas, oferecemos alternativas para a correção dos problemas encontrados, de forma a tornar a empresa apta a corrigir suas inconformidades de forma apropriada.
PILARES DO “PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL”
O nosso “PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL” se propõe a avaliar a integridade da empresa, que deve estar assentada nos seguintes pilares:
- Apoio da alta administração
- Avaliação de riscos
- Código de Conduta
- Controle interno
- Treinamento e comunicação
- Due Diligence
- Canal de denúncias
- Investigações internas e monitoramento contínuo
- Auditoria
APOIO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
O programa de compliance necessita do apoio efetivo da alta administração da empresa para poder atingir seus objetivos. A alta administração deve ser a verdadeira “dona” do programa de compliance e, portanto, deve cuidar muito bem dele, deve obedecê-lo e garantir que todos os colaboradores e administradores da empresa também o obedeçam.
Em caso de burla das regras do programa, a alta administração deve garantir que os descumpridores sejam identificados e devidamente responsabilizados.
AVALIAÇÃO DE RISCOS
Por meio do PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL verificamos a existência e a pertinência do sistema de avaliação de riscos da empresa. Em caso de constatação de falhas, apresentaremos alternativas de solução dos problemas detectados.
De fato, um bom sistema de avaliação de riscos deve, no mínimo, prever o registro de todos os possíveis riscos das diversas áreas da empresa, incluindo-se as atividades-fim e as atividades-meio. Todos os riscos devem ser classificados quanto à possibilidade de ocorrência e quanto ao poder de causarem prejuízos, tanto financeiros como com relação à imagem da empresa.
Verificamos também a existência e a pertinência de planos de contingência e estratégias de mitigação dos prejuízos. Em caso de ocorrência de desconformidades, apresentamos sugestões para que as empresas possam ter uma avaliação e gerenciamento de riscos efetivos.
CÓDIGO DE CONDUTA
O Código de Conduta deve estabelecer as políticas e as regras da empresa, além dos direitos e das obrigações dos colaboradores e administradores, bem como de seus parceiros comerciais.
Deve descrever as condutas indesejáveis e “proibidas”, bem como as penalidades em caso de infringências das normas, dessa forma inibindo a prática de infrações normativas, desobediência a procedimentos, além de condutas mais graves ou ilícitas.
Dessa forma, o Código de Conduta deve estabelecer todas as regras a serem observadas no bojo do programa de compliance.
Propomos a criação do “Manual de Controle Interno”, onde serão detalhados os normativos e as políticas da empresa, estabelecendo-se as regras que devem ser observadas na execução de suas atividades.
Assim, por meio do nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL, verificamos a existência e a adequação do código de conduta e do Manual de Controle Interno, examinando-se cuidadosamente todos os aspectos necessários, no que diz respeito à aferição de sua eficiência e eficácia. Em caso de observação de possíveis falhas, apresentamos alternativas e sugestões para o aperfeiçoamento desses documentos.
CONTROLE INTERNO
As atividades do Controle Interno devem ser baseadas no Código de Conduta e no Manual de Controle Interno. Devem ser observadas e respeitadas todas as regras previstas nesses instrumentos e nas normas legais e infralegais pertinentes.
Por meio da execução de nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL, fazemos a verificação completa relativa à existência e à adequação de todos os aspectos do controle interno da empresa. É também verificado se as regras estabelecidas pelo controle interno estão realmente sendo observadas e executadas conforme previstas.
De fato, as atividades do controle interno devem ser executadas por equipe da empresa cliente, devidamente preparada por meio de treinamentos frequentes, com base em normativos devidamente revisados e adequados.
As possíveis inconsistências encontradas por nossa equipe serão reportadas, bem como serão apresentadas alternativas para o aperfeiçoamento dessa importante atividade.
TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO
Para que um programa de compliance funcione adequadamente, é necessária a previsão de treinamento dos colaboradores e administradores das empresas. É também necessário que seja implantada uma adequada comunicação interna e externa, envolvendo, além dos colaboradores e administradores da empresa, os fornecedores, clientes, parceiros e autoridades públicas regulamentadoras.
São necessários treinamentos frequentes para os colaboradores e administradores, por meio de oficinas pedagógicas e ciclos de palestras, de forma a se cultivarem os princípios do compliance dentro das organizações clientes. Essas atividades pedagógicas permitem que as pessoas compreendam bem os benefícios e a importância do compliance dentro da empresa.
Os ciclos de palestras e as oficinas pedagógicas têm por finalidade o estabelecimento e o fortalecimento da cultura de compliance dentro da empresa. Com efeito, essa atividade é de fundamental importância, exigindo grandes e constantes esforços das organizações.
É necessária a implantação de meios de comunicações, para divulgação das ações desenvolvidas no âmbito do programa de compliance, de forma que todo o público interno e externo relacionado com a empresa tome conhecimento da política de integridade da empresa.
Assim, por intermédio de nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL, verificamos a existência e a adequação das atividades de treinamentos e das ações de comunicação dentro da empresa. São examinados todos os aspectos dessas atividades que podem garantir o sucesso do programa de compliance. Na hipótese de existência de falhas, propomos correções e os ajustes necessários.
DUE DILIGENCE
A Due Diligente (diligência devida ou diligência prévia) é constituída por um conjunto de verificações que devem ser feitas em outras empresas, com as quais se pretende estabelecer parcerias ou em casos de aquisições e incorporações. Dessa forma é possível constatar a viabilidade dos negócios pretendidos.
Essas diligências podem permitir que se avaliem com precisão as condições em que a empresa se encontra, em termos financeiros, tributários, trabalhista, previdenciário, ambiental, criminal, de proteção de dados, de segurança cibernética, etc.
O nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBALprevê a verificação da existência, pertinência e adequação de programas de due diligence das empresas clientes. Na hipótese de existência de falhas, propomos as necessárias correções e adequações.
CANAL DE DENÚNCIAS
De fato, é importante o estabelecimento de canais de denúncia eficazes e simples de usar, preservando-se o anonimato do denunciante, de forma que sejam informadas as suspeitas de condutas ilícitas praticadas por colaboradores e administradores da empresa, bem como por terceiros.
A empresa precisa de manter equipe treinada para processar as denúncias recebidas, para filtrar o material recebido, descartar as denúncias claramente vazias e encaminhar à área de “Investigações Internas e Monitoramento Contínuo” as denúncias com consistência.
Por meio da execução do PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL, verificamos a existência e a adequação do canal de denúncia das empresas. Ademais, em caso inadequações, propomos os ajustes necessários para que a empresa esteja em compliance nessa área.
INVESTIGAÇÕES INTERNAS E MONITORAMENTO CONTÍNUO
As empresas precisam de manter equipe treinada para a realização de investigações internas, com base nas denúncias recebidas por meio do canal de denúncias. Essa equipe também deve realizar monitoramento contínuo dentro da empresa, bem como iniciar investigações quando detectar indícios de comportamento ilícito ou antiético dentro da organização.
De fato, essa atividade pode ser terceirizada, por meio da contratação de empresa especializada nessa área, para a investigação de situações específicas.
O nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBALprevê a verificação da existência e da adequação dessa atividade especializada dentro da empresa. Na hipótese de existência de inadequações ou fragilidades nessa atividade, propomos alternativas para a adequação e fortalecimento dessa atividade, de forma a tornar a empresa em compliance nessa atividade.
AUDITORIA
As empresas devem ser submetidas a auditorias internas e externas periódicas, para a verificação da higidez de suas operações e a correção das condutas de seus colaboradores e administradores. Em caso de se acharem indícios de condutas ilícitas ou antiéticas, deverão ser iniciadas investigações internas para o esclarecimento dos fatos.
As auditorias devem ser realizadas com base no programa de compliance, no manual do controle interno e nas normas legais e infralegais que regulamentam as atividades da empresa.
O nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBALprevê a verificação da existência e adequação dessa atividade especializada dentro da empresa. Na hipótese de existência de falhas, propomos a correção e as melhorias necessárias.
BENEFÍCIOS DO COMPLIANCE
A adequada implementação de um robusto programa de integridade pode proporcionar uma série de benefícios, como:
- Melhoria da imagem da empresa, vinculando-a a atitudes corretas, como comportamento ético e responsabilidade na condução de suas atividades empresariais;
- Segurança jurídica, de forma a se evitarem possíveis ações judiciais e condenações pelo descumprimento da legislação aplicável;
- Transparência, tanto na execução das atividades empresariais, como na emissão de seus relatórios de atividades e na prestação de contas;
- Maior competitividade, consubstanciada no aumento das possibilidades nas disputas por novos clientes e parceiros, em virtude da boa imagem adquirida; e
- Maior credibilidade perante seus acionistas ou quotistas, fornecedores, clientes, credores, órgãos governamentais, autoridades supervisoras, autoridades tributárias e previdenciárias.
O nosso PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL visa à avaliação integral da cultura de compliance nas organizações empresariais clientes, de forma sistêmica, verificando-se todas as questões previstas em seus pilares, bem como propondo as melhores alternativas de aperfeiçoamento das atividades, ajudando a empresa a atuar em “compliance global”.
Este programa contempla a realização de ações iniciadas com a promoção de diagnóstico situacional das empresas e, na sequência, propõem-se ajustes e adoção de novas práticas nas suas atividades internas – estratégica, operacional e tática – de forma a torná-las em conformidade com as normas legais e infralegais vigentes.
Atividades-fins atendidas:
- Compliance Bancário
- Compliance do Agronegócio
- Compliance da Saúde
Atividades-meio atendidas: este programa também prevê o compliance para o atendimento das áreas-meio das empresas, incluindo-se:
- Compliance Digital
- Compliance da LGPD
- Compliance Criminal
- Compliance Tributário
- Compliance Trabalhista
- Compliance Previdenciária
- Compliance Ambiental
- Compliance Contábil.
Assim, o nosso “PROGRAMA DE COMPLIANCE GLOBAL” inclui o tratamento da atividade-fim das empresas (setor financeiro, do agronegócio ou da saúde), bem como de suas atividades-meio.